excel中的函数类型多种多样,高手可以把函数用到神鬼莫测的地步,但是我们在初学函数时,很多输入和使用的技巧可能还不知道,这会在学习函数公式的过程中增加一些困难,小编总结了9个使用函数的技巧,相信对于初学函数的朋友肯定会有所裨益的。
一、tab键:快速选择函数
下图中,E2单元格内输入=sump,单元格下面会弹出sumproduct的函数提示了,按tab键就可以选择sumproduct函数了,从而求出总销售额。
如果单元格下面有多个函数提示,可以按上下方向键后按tab键选择函数。
二、F9:查看函数运算结果,按esc退出
下面这个函数是多个函数的嵌套,函数公式为=SUMPRODUCT(–(ISNUMBER(FIND(“北”,A2:A9)))*(–(B2:B9=B2))*C2:C9,D2:D9)。看上去比较复杂,不知道怎么计算出来的。这时只要选中相应的函数,按下F9,就可以看到每一个函数的运算结果了,如果不需要继续查看运算,按esc键就可以退出查看。
三、查看函数计算过程
这个功能其实和上面介绍的F9快捷键的效果一样,还是上面E2单元格中的函数,打开公式选项卡——公式求值,在对话框中点求值,就可以计算出方框中下划线公式的值,计算到最后一步后,点重新启动,就可以返回最初的公式了。
四、追踪引用单元格,追踪从属单元格
追踪引用单元格表示某个单元格的公式引用了那些单元格,如下图L8单元格,点追踪引用单元格后,可以看到直接引用的单元格,再点追踪引用单元格后,可以看到引用的单元格又引用了那些单元格。
追踪从属单元格也一样,表示某个单元格被哪个单元格的公式所引用,比如下图C2单元格,追踪从属单元格后,可以看出直接被引用的单元格,再点就可以看到间接被引用的单元格。
ctrl+G定位也可以使用这两个功能。
五、显示公式:ctrl+~快捷键或者公式选项卡中显示公式
在excel函数计算中,有时候输入公式无法计算结果,一方面原因是单元格格式是文本格式,另一方面可能设置了显示公式。
下图中,同时按ctrl和~就可以在显示公式和显示计算结果之间进行切换。也可以在公式选项卡中点显示公式进行切换。
六、定义名称
宏表函数中需要定义名称使用,比如生成工作表目录、按颜色统计等。其实除了宏表函数,定义名称其他地方也是很有用的。
如下图所示,选中销量的数据,即C2到C9单元格,点公式选项卡中的定义名称,名称改成量。如果我们在名称框中输入量,就可以选择刚才定义名称的单元格数据了。如果我们在某一单元格中输入函数=SUM(量),就可以对刚才定义名称的单元格进行求和了。
七、F3:公式输入时粘贴定义的名称、shift+F3:插入函数
对于F3的运用:在下图中,求销量大于350的销售额时,在H2单元格中输入=sumif后,第一个参数按F3,即可选择使用我们之前定义过名称的销量数据,第二个参数选择G2单元格,第三个参数选择E2到E9单元格,就可以计算出相应的结果了。
对于shift+F3的运用:如果刚接触函数不太熟练时,可以按下shift+F3寻找自己想要的函数,按照函数参数的提示进行计算。
八、输入数组函数:ctrl+shift+enter
其实在一些稍微复杂一些的函数嵌套中,数组函数还是经常会出现的,这时就不能输完函数后按enter计算结果,而是要按同时按住Ctrl+shift+enter三键。
举个简单的数组函数例子,下图中求所有数据的销售额时,输入函数=SUM(C2:C9*D2:D9),如果直接按enter计算的结果是940,很明显计算错误,所以必须同时按住Ctrl+shift+enter三键才可以计算出正确的结果。
九,查看函数帮助。
比如我想用sumproduct函数计算总销售额,但是不知道函数怎么用,此时可以按shift+F3或者点插入函数,然后点函数对话框中的有关该函数的帮助,就可以在浏览器中看到有关该函数的详细说明和案例介绍等。对于了解函数的使用方法十分有用。
这就是本文介绍的9个函数技巧,相信掌握这些使用技巧后再学习具体的函数会有不少帮助。你掌握了吗?
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